Топ 5 технологични инструмента за популяризация на събития

Стефания Конти-Веки е основател и изпълнителен директор на EVENTagist.

Освен организирането на събития Стефания работи и като консултант, лектор и провежда обучения главно на хора в събитийната индустрия по целия свят, чиято основна тема е обсъждането на стратегии за срещи и събития, които включват най-иновативните решения в отделните фази на организационния процес.

Как започнахте кариерата си в събитийната индустрия?

Започнах работа в събитийната индустрия, когато бях много младa – на 19-годишна възраст, в сътрудничество с някои от най–важните италиански PCOS. В продължение на много години работих за Търговската камара, където организирах обучения и големи конференции. След това продължих развитието си като  директор на Бюрото по конвенция в Сардиния. След 3 години на ентусиазъм нещо ме предизвика.

Имах вродено чувство на  любопитство и жажда за новаторство, любов към учене, експериментиране и творчество, знаех, че нещо трябва да се промени. Аз съм креативен мислител, новатор, стратег и човек, който бързо намира решения на проблеми. Оглеждайки се на пазара и благодарение на моята интуиция открих ниша, правилното място за професионалист с моя опит и друг по -ефективен и удовлетворяващ начин за правене на бизнес. Тогава се появи моята фирма, EVENTagist.

Вече сте основател и главен изпълнителен директор на EVENTagist. Споделете повече за Вашата работа и ежедневни задължения?

Името на фирмата се появи  в  приятен разговор с умен колега по време на конференция в Лондон. Той ме накара да се замисля за две думи: събитие и стратегия. Точно това правим ние:  избираме най-добрите стратегии за постигане на целите на Вашата компания, организирайки стандартни и необичайни събития. Използват се най-иновативните техники и инструменти, творчески маркетингови кампании и съвременни  методологии на взаимодействие.
В детайли ще се уверим, че всеки етап от процеса ще бъде управляван с най-голяма ефикасност. Ние определяме целите на срещата, конференцията, конгреса, семинара, образователния курс или  формата, който най-добре ще отговори на Вашите нужди.

Разработваме обща стратегия и след това, стъпка по стъпка, откриваме най-добрата комбинация от нови технологии и интерактивни и подходящи методологии. След това изготвяме програма, определяме изискванията за дестинация и място. Ако мога да обобщя управляваме всички дейности, необходими за постигане на най-ефективния резултат за Вашето събитие.

Кои са топ 5 технологични инструмента,  които Ви помагат да ръководите и популяризирате Вашите събития?

Преди всичко трябва да се уточни, че в нашата индустрия има голям брой технологични инструменти, които могат да ви помогнат при ангажирането на участници по различни начини. Миналата седмица на конференция FRESH, експериментирахме как се хвърлят микрофони, видяхме робот, управляван от онлайн участник и опитахме как Google очила могат да бъдат приложени за конференции, но това не е във фокуса на моя принос.

Аз смятам, че най-добрата технология за събития е тази, която участниците притежават и знаят как да използват. Ето защо съм фокусирала вниманието си в избора на уеб инструменти и приложения, които могат да се използват на мобилни устройства, включително и лаптопи. В същото време не е лесно да се направи тази специфична селекция от пет инструмента, защото всеки инструмент може да бъде ценен за определен етап от процеса на организирането на събитието. Преди да бъде избран конкретен инструмент, трябва да се определят специфичните изисквания на събитието като размер, формат, цел и така нататък. Но ако трябва да назова някои инструменти, които могат да бъдат наистина полезни във всеки един момент от процеса на организация, бих казала:

Podio: за управление и споделяне на всички документи и информация за Вашето събитие, включително и възможността да създадете WebForms, които могат да бъдат вградени във Вашия сайт;

Wordpress: някои избрани плъгини могат да бъдат ценни, за да Ви помогнат да създадете сайт за Вашето събитие.

Hootsuite: страхотно е да планирате някои, подчертавам "някои", от съобщенията на социалните медии за Вашето събитие;

Със Splashtop можете да използвате Вашия компютър от разстояние и имате на разположение някои специфични софтуери, които не работят на мобилните устройства. Можете да го използвате особено ако решите да носите само Вашия таблет по време на събитието. Splashtop може да се използва също така, за да споделите с лекторите представяне с Ipads и да се движите свободно в заседателната зала.

Петият инструмент може да бъде Check In Easy a guest list и Event check-in manager, но за тях ще ви разкажа повече по време на конференцията Eventex.

Какво представляват хибридните събития? Как трябва да се използват и защо?

Хибридно събитие е тогава, когато събитие на живо и виртуално събитие се случват едновременно.

Някои колеги твърдят, че на хибридно събитие трябва да се дава възможност на публиката онлайн и публиката на място, да участва като един и че наистина успешното хибридно събитие е замислено като едно събитие с две уникални публики, които се обединяват, за да образуват една колективна аудитория.

Не мога да не се съглася. Тези две публики трябва да бъдат обединени в една сплотена група, вместо да бъдат третирани като различни и да не бъде позволено да си взаимодействат една с друга.

С хибридни събития, срещи и събитийни планьори може да се генерират допълнителни приходи, да се достигне по-широка аудитория и да се създадат събития, които никога не свършват .

Разкажете ни повече за Вашите две сесии на 20 февруари в София по време на Eventex Conference 2014 . Какво да очакват хората ?

Първата сесия включва технологичните инструменти и как да създадете свой Toolbox за ефективни и иновативни срещи и събития. Ще започна сесията с практическа информация, която трябва да знаете, за да успеете да направите избор за решенията, които могат да бъдат ефективно и ефикасно приложени към Вашето събитие. След това ще представя списък на избраните инструменти за уеб и мобилни приложения, които организират, ръководят и насърчават едно събитие , както и да включват участници. Тези инструменти могат да бъдат използвани, за да управлявате всеки аспект на събитието: организация и бек офис, регистрация на участници, управление на лекторите и техните презентации, връзки и видео - конферентна връзка между устройства, участието на участник , споделяне на работа. Участниците в тази сесия ще бъдат изумени от това, което може да бъде направено с технологични инструменти и как те улесняват професионалния живот!

Хибридни събития: теории и техники, които да разширят обхвата на събитието.
Целта на сесията е да покаже на участниците как да превръщат тяхното събитие в хибрид, който може да включва по-широка публика, предоставяне на практически примери и инструменти.

Ще дам някои съвети, за да се определи какво събитие е най-подходящо за хибриден формат, ще опиша някои техники за управление и възможните финансови предимства .

Всеки аспект на хибридното събитие ще бъде анализирано от различни гледни точки: на организатора, на лектора/координатор на мястото, домакин на събитието, както и  разбира се, "реални" и "виртуални" участници. Накрая ще експериментираме с връзка "на живо " с някой действащ от разстояние професионалист, който ще се присъедини към нас за известно време по време на сесията .

Повече за участието на Стефания Конти – Веки на Eventex Conference 2014 можете да видите на www.eventexconference.com