Правила, които трябва да спазваме за служебната поща

Служебната поща е среща, в която хората не общуват лице в лице, а в писмена форма, но се запазва директният контакт. Чрез нея вие създавате нови познанства и евентуални партньорства. Уреждате или проваляте сделки.  За да я използвате възможно най-ефективно, има няколко основни правила в така наречения нетикет, който е добре да спазвате.

 

Когато трябва да отговорите на няколко души по един и същи въпрос не изпращайте един отговор до всички. Ако пощата ви позволява да го направите така, че получателят да не вижда освен неговия адрес и още 20 адреса на получатели, може да си го позволите. В повечето случаи сме свикнали да отговаряме или да пишем имейл към колегите от фирмата. За партньори и друга външна коренспонденция това не е препоръчително.

 

Бъдете внимателни с използването на емотикони, вместо тях поставете така наречения подпис, който трябва да се появява винаги щом изпращате имейл. Колкото и да ви се иска да поставите усмихнато човече или акроними като „ LOL,  BTW“ и други, те са недопустими в професионалната коренспонденция. Ако ги използвате, ще изглеждате глупаво. 

 

Внимавайте с граматиката и правописа. Винаги препрочитайте по няколко пъти писмата, които изпращате. Когато не сте сигурни за правописа на някоя дума, може да я проверите в речника или в интернет. Избягвайте съкращенията. Мързеливото писане винаги си личи и ще ви изиграе лоша шега.

 

Когато получите имейл и трябва да отговорите, създайте ново писмо. Много често се допуска грешката да се натисне директно бутонът „отговор“. Отговорът се изпраща, получателят отваря писмото, вижда най-напред вашите думи, а под тях това, което той ви е пратил. Дразнещо е и прави лошо впечатление, също така е признак за непрофесионализъм.

 

Когато пишете писмо или отговаряте, но не сте си създали подпис (той се състои от вашето име и фамилия, телефон и адрес за връзка и организацията, в която работите), винаги завършвайте с думите „Поздрави“, „Успешен ден“, „Успешна седмица“, добавяйки името и фамилията си под тях.