Офисната работа започва да изчезва: научете се да се адаптирате

Наскоро проведено проучване сред служители и партньори на швейцарско-сингапурската софтуерна компания Acronis показва, че едва около 10% от служителите искат да се върнат на работа на пълен работен ден след приключването на пандемията. Малко над 20% искат да работят дистанционно на пълен работен ден. 60% избират комбиниран вариант.

Acronis като глобална високотехнологична компания със сигурност се движи с една идея напред, но въпреки това, тенденцията е доста видима - има смисъл компаниите с голям брой офисни служители, да бъдат по-гъвкави в стратегията си за отдалечена работа. Тази огромна промяна и доста внезапна трансформация на традиционното работно пространство в отдалечено създава редица страхове, надежди и предизвикателства, както за работодателите, така и за служителите. Но също така е очевидно, че отдалечената работа може да бъде невъзможна при сегашното ниво на технологично развитие в някои компании, като производство, здравеопазване, транспорт и други.

Традиционно, компаниите са загрижени за производителността или работата на служителите, работещи извън офиса, но организациите, които работят частично или напълно дистанционно виждат много ползи в този режим на работа. От Gitlab, известна с изцяло отдалечения си режим на работа с екип от 1287 души, работещи в 67 страни, казват, че проактивните хора, които ценят своята самостоятелност и гъвкавостта, могат да изпитат нови нива на удовлетвореност и производителност при работа от разстояние. За служителите отдалеченото работно място означава повече гъвкавост в ежедневието им, повече време за семейството и елиминиране на стреса от пътуване до работното място. Това важи най-вече за големите градове.

Прилагането на гъвкав режим на отдалечена работа осигурява на организациите няколко конкурентни предимства - по-лесен достъп до по-широк кръг от таланти, гъвкавост при увеличаване и намаляване на персонала, спестяване на офис разходи и разходи за релокиране на служители. Компаниите също могат да се възползват от привличането на мотивирани служители, понякога на по-ниска цена (според доклад на Owl Labs, 35% от служителите са готови на 5% намаление на заплатата, за да работят отдалечено).

През 2014 г. беше публикувана статия на тема "Ще работят ли половината хора дистанционно до 2020 г.?“. По време на проучване на бизнес лидерите на Global Leadership Summit в Лондон 34% заявиха, че повече от половината от служителите на тяхната компания ще работят дистанционно до 2020 г. Други 25% обявиха, че повече от 75% няма да работят в традиционен офис до 2020 г. Предвид последните събития в света, предизвикали революцията в отдалечената работа, най-смелите прогнози могат да се сбъднат.

Принудителното спешно прилагане на модела за отдалечена работа, който светът преживява, не даде възможност за лесна, продуктивна и безопасна работа за много организации. Според проведеното от Acronis глобално проучване, повече от 50% от компаниите признават, че са били напълно неподготвени за модела на отдалечена работа, изправяйки се пред три ключови предизвикателства:

• Комуникация
• Мениджмънт
• Tехнологии

Комуникацията е един от най-големите недостатъци при дистанционна работа. Предизвикателствата възникват от свиването на канала за комуникация и прилагането на безопасни и надеждни инструменти за улесняването ѝ в реално време. Правилото 7-38-55 на известния Мехрабиан (7% изречени думи, 38% глас/тон, 55% език на тялото) за лична комуникация не е в полза на отдалечената работа. Помислете за това: когато изпращате имейл или съобщение в чат, вие изпращате само 7% от вашето послание. Инструментите за видеоконферентна връзка разчитат в голяма степен на качеството на изображението и звука, но и при този тип комуникация също се получава по-малко от 50%.

От гледна точка на мениджмънта, компаниите са принудени да преосмислят подхода си за оценка на ефективността на служителите - да се разчита на посещаемост вече е невъзможно, така че трябва да бъдат измислени нови начини за измерване на резултатите.

Teхнологии. В заключение, освен психологическата адаптация към новите условия и ограничената комуникация, технологичните промени са от изключително значение за непрекъснатостта на бизнеса. Всеки бизнес е критично зависим от добре работеща и надеждна ИТ система. Общият подход обаче известен като "периметрова сигурност" вече е остарял - няма по-сигурна "вътрешна мрежа" и несигурна "външна мрежа", когато всички работят отдалечено и ИТ екипите трябва да защитават всички служители. По-ясно от всякога хората виждат колко уязвими са техните данни и нуждата от защита на всички нива, на всяко устройство. Но сега това се случва по-трудно, защото служителите са свободни да инсталират всеки софтуер, който харесват, без да се консултират с ръководството или ИТ екипите си.

• Организациите трябва да се съсредоточат върху киберзащитата на всяко отделно устройство, а не върху периметровата сигурност. Те трябва да разберат, че всяко мобилно устройство е периметър и трябва да се третира и защитава като такова. Сега е моментът да  се променят старите методи - това, от което се нуждаят компаниите, е цялостна стратегия и универсално решение за киберзащита, което гарантира безопасност, достъпност, поверителност, автентичност и сигурност на техните данни.
   
• Разбира се, трябва да се вземе предвид и макро средата. За да се противопостави на такива условия в по-слабо развитите в технологично отношение страни, Acronis инвестира в инсталации за домашни офиси, така че служителите на компанията да продължат да вършат работата си.
   
• Друга област с важно значение ще бъде обучението на служителите за безопасно използване на новата технология, за да се запознаят с новите функции за защита, които адресират киберзаплахите, причинени от пандемията от COVID-19. Например, в Acronis бързо разработиха холистичен набор от функции в новото им решение Acronis Cyber Protect за защита на отдалечени работни устройства с допълнителни функции, като: защита на Zoom, Webex, Teams; сигнали за сигурност, свързани с COVID-19; сигурно синхронизиране и споделяне на файлове и изтриване на отдалечени данни; отдалечена desktop връзка и други.