OK Office съветва какъв шредер е подходящ за малък, среден или голям офис

Шредерът е от онези офис машини, при които неподходящият модел обикновено се разбира чак след покупката. Малка машина може да е напълно достатъчна за счетоводител, който унищожава няколко договора на ден, но да прегрява постоянно, ако я използва цял отдел. Обратното също е вярно – няма особен смисъл малък офис да плаща за голям индустриален модел, ако през него минават няколко десетки листа седмично.

Затова броят на служителите е само начална ориентация. По-важни са реалният обем хартия, продължителността на работа, размерът на коша и видът на документите, които ще се унищожават.

За малък офис: не гледайте само колко листа поема наведнъж

За офис с един до трима души обикновено няма нужда от голяма машина. Това обаче не означава, че най-компактният шредер автоматично е правилният избор.

Първо трябва да се помисли как ще се използва. Ако всеки ден се унищожават няколко фактури, разпечатки и чернови, натоварването е съвсем различно от ситуация, в която в края на месеца се събират няколкостотин документа и всички се подават наведнъж.

Именно тук има значение времето за непрекъсната работа. Част от малките шредери са предназначени за кратки работни цикли и след определено време имат нужда от охлаждане. При рядко използване това не е проблем. При периодично унищожаване на големи купчини документи обаче прекъсванията бързо стават досадни.

Капацитетът от например 10 или 15 листа на подаване също не означава, че машината е предназначена за постоянно натоварване. Това показва колко листа могат да минат едновременно, а не колко дълго шредерът може да работи без прекъсване.

За малък офис е разумно да се търси баланс между умерен капацитет, достатъчно дълъг работен цикъл и кош, който не трябва да се изпразва след всяко по-сериозно почистване на архив.

За среден офис проблемът вече е споделеното използване

При екип от няколко души шредерът рядко се използва равномерно. Може да стои почти неизползван сутринта, а следобед трима души един след друг да започнат да унищожават документи.

Това е причината модел, който работи отлично до едно бюро, да не е непременно подходящ за общо помещение.

Производителите разграничават персонални, малки офисни и по-тежки офисни машини именно според броя потребители и интензивността. 

Например поставя моделите за малък офис в категория до около петима потребители, докато машините за отдели и големи офиси са предназначени за повече хора и по-големи обеми.

В среден офис започва да има значение не само колко листа се режат наведнъж, а колко бързо машината е готова за следващия човек.

По-големият кош също има практическа стойност. Малък контейнер, който е удобен за един служител, може да се пълни ежедневно, когато шредерът е общ за цял екип. Това води до постоянно изпразване, разпиляване на отпадъка и в крайна сметка до ситуация, в която хората започват да оставят документи „за после“.

За голям офис търсете машина за натоварване, а не просто голям шредер

В голям офис или отдел с много документооборот подходът трябва да е различен.

Тук шредерът може да се използва десетки пъти на ден от различни хора. Често през него минават цели папки със стари документи, финансови справки, клиентски файлове или HR документация.

При такова натоварване най-важни стават непрекъснатата работа, по-големият приемен капацитет, устойчивият режещ механизъм и големият контейнер.

При машините за големи и отворени офиси се срещат значително по-големи кошове и модели, проектирани за продължителна или непрекъсната работа. HSM например посочва при решенията си за open-plan офиси контейнери до 130 литра и работа, ориентирана към големи обеми.

Това е съществена разлика. Ако един отдел унищожава хиляди листове месечно, цената на по-надеждна машина може да се окаже по-малка от загубеното време с шредер, който постоянно спира за охлаждане или блокира.

Колко листа трябва да реже наведнъж?

Това е една от най-често гледаните характеристики и една от най-лесните за погрешно тълкуване.

По-голям капацитет означава по-малко подавания. Ако машината приема 15 листа, купчина от 150 листа теоретично ще изисква около 10 подавания. При модел с капацитет 5 листа същата работа изисква три пъти повече.

Но максималният капацитет не бива постоянно да се използва като нормален работен режим. Хартията има различна дебелина, листовете невинаги са идеално подравнени, а влажността също може да влияе.

По-практично е да се избере машина с известен резерв. Ако обичайно подавате купчини от 8–10 листа, модел с максимален капацитет точно 10 листа ще работи постоянно близо до границата си.

При по-големи обеми може да се разгледа и автоматично подаване. При такъв шредер потребителят поставя купчина документи в отделението и машината ги обработва постепенно. Това е особено удобно за счетоводни отдели, администрация и периодично разчистване на архив.

P-2, P-4 или P-5: какво всъщност означава нивото на сигурност

Не всички шредери унищожават документа по един и същи начин.

При по-ниските нива листът може да бъде нарязан на сравнително широки ленти. При по-високите се получават все по-малки частици. Стандартът DIN 66399 използва нива от P-1 до P-7 за хартия, като по-високото число означава по-фино унищожаване.

Това има много по-голямо значение от броя служители.

Малък адвокатски или счетоводен офис например може да има по-високи изисквания за конфиденциалност от голяма фирма, която основно унищожава обща административна документация.

За обикновена офисна информация с лични и конфиденциални данни производителите често препоръчват модели с particle/cross-cut около P-4. HSM например препоръчва P-4 или по-високо за унищожаване на лични данни, докато P-5 е насочено към документи с още по-висока чувствителност.

Това не означава, че GDPR сам по себе си предписва конкретен модел шредер или универсално ниво P-4. Подходящата степен на унищожаване зависи от характера на данните и организационните мерки в конкретната компания.

Strip-cut или cross-cut: има ли значение за ежедневната работа

Да, и не само за сигурността. Strip-cut машината нарязва листа на дълги ленти. Това е по-ниско ниво на защита и не е добър избор за чувствителни фирмени или лични данни.

Cross-cut моделите режат документа в две посоки и го превръщат в значително по-малки частици. Освен че информацията се възстановява много по-трудно, раздробената хартия заема и по-малко място в контейнера.

Затова при избор на шредер за хартия за реална офисна употреба е по-смислено първо да се определи какви документи ще се унищожават, а след това да се сравняват капацитетът и размерът на машината.

Договори, фактури с клиентски данни, разпечатки със служебна информация, банкови документи и HR документация не трябва да се третират по същия начин като рекламни брошури или бележки без чувствително съдържание.

Колко голям трябва да бъде кошът?

Размерът на контейнера изглежда второстепенна характеристика, докато не започнете да го изпразвате два пъти дневно.

За персонален шредер малък кош обикновено е достатъчен. Ако машината се използва от цял екип, обемът става много по-важен.

Има значение и начинът на рязане. Фините частици се уплътняват по-добре от дългите ленти, което означава, че при еднакъв физически размер на коша моделът с по-фино нарязване може да побере повече унищожени документи.

При голям офис контейнерът трябва да се избира според реалния поток от хартия, а не според това дали машината физически се побира до шкафа.

Нужно ли е шредерът да реже телбод и кламери

За офисна работа това може да спести изненадващо много време.

Ако преди всяко унищожаване трябва да се махат телбодите от договори и фактури, работата бързо става досадна. Много офисни модели могат да обработват малки телчета, а част от тях приемат и кламери или пластмасови карти.

Това обаче трябва да бъде проверено за конкретния модел. Не бива да се приема, че щом една машина реже хартия, автоматично може да обработва всякакви други материали.

Още по-важно е да не се подават предмети, които производителят не е разрешил. Един повреден режещ механизъм струва много повече време от няколко секунди за премахване на неподходящ метален елемент.

Кога един централен шредер е по-добър от няколко малки?

За офис с много хора логичният избор невинаги е една огромна машина.

Ако служителите работят на различни етажи или в отдалечени отдели, централен шредер може да бъде неудобен. Хората започват да събират документи на бюрата си, вместо да ги унищожават веднага.

В такива случаи два или три по-малки шредера, разположени близо до местата, където възниква чувствителната документация, могат да бъдат по-практични.

Обратната ситуация е отдел, който периодично унищожава големи архиви. Там една по-мощна машина с продължителна работа и голям кош може да е много по-ефективна от няколко малки устройства.

Следователно размерът на офиса не се измерва само в брой служители. Значение има и къде се създава хартията и как реално се движат документите.

Най-честата грешка: купува се за днешното натоварване

Малка фирма с петима души може след година да стане екип от 15. Счетоводен отдел може да премине към по-голям обем документи. Нов процес може да изисква редовно унищожаване на разпечатки, които преди почти не са съществували.

Шредер, който още при покупката работи близо до максималния си капацитет, няма особен резерв за подобна промяна.

Не е необходимо да се купува машина за хипотетичен офис от 100 души. Но ако реалното натоварване е на границата между две категории, по-мощният модел често е по-разумният избор.

Как да прецените какво ви трябва?

За един или двама души, които унищожават малко количество документация всеки ден, компактна машина с подходящо ниво на сигурност обикновено е достатъчна.

За среден екип вече трябва да се търсят по-дълъг работен цикъл, по-голям кош и капацитет, който позволява няколко последователни потребители.

За голям офис или отдел с интензивен документооборот приоритетът се измества към продължителната работа, надеждността, големия контейнер и бързото обработване на сериозни количества хартия.

Но във всички случаи първо трябва да се реши един по-важен въпрос: каква информация ще унищожавате?

Размерът на офиса определя колко натоварена трябва да бъде машината. Чувствителността на документите определя колко добре трябва да ги унищожава. Едва комбинацията от двете води до правилния избор.

Това се случи Dnes, за важното през деня ни последвайте и в Google News Showcase.